Jak zaaranżować doskonałą konferencję – praktyczne porady

Organizacja perfekcyjnej konferencji to niemałe wyzwanie. Przygotowanie udanego konwentu nastręcza nierzadko zaangażowania mnóstwa sił i środków oraz skoordynowania pracy licznego teamu osób.
Zależnie od skali wydarzenia i jego zakresu czas, który powinniśmy określić na przygotowania obejmować może od kilku dni do kilku miesięcy.

detale
Autor: KOMFORT
Źródło: KOMFORT

relaks
Autor: osseous
Źródło: http://www.flickr.com
Niestety czasami bywa, iż mimo gigantycznego wysiłku organizatorów, spotkanie WCale nie okazuje się ogromnym sukcesem. Jak ustrzec się wpadek oraz o czym pamiętać, by konferencja była owocna jak też została zapamiętana przez uczestników jako wyjątkowe wydarzenie?
oświetlenie sali konferencyjnej
Autor: Zakłady Porcelany „Ćmielów”
Źródło: Zakłady Porcelany „Ćmielów”
Organizację każdego spotkania, bez względu od jego złożoności oraz skali, należy rozpocząć od przemyślenia koncepcji. W praktyce oznacza to odpowiedź na podstawowe pytania dotyczące przewidywanego spotkania. Temat konwentu powinien być atrakcyjny dla potencjalnych uczestników oraz odpowiadać na wymogi rynku. Od jego doboru zależy to, kogo poprosisz do udziału w charakterze mówców. Dobrze było by również połączyć tematykę wydarzenia z charakterem miejsca – jeżeli organizujesz konferencję tyczącą się rozwoju, nowych technologii – zatroszcz się o dobór nowoczesnego konferencyjnego ośrodka. Profil gości decyduje o charakterze spotkania. Idealną lokalizacją na konferencję architektów pomieszczeń będzie obiekt, w jakim wykorzystano ciekawy design a także konstrukcyjne rozwiązania.

W przypadku spotkań o charakterze biznesowym świetnie sprawdzi się miejsce położone w centrum biznesowym. Powinieneś zatroszczyć się o najmniejszy szczegół, taki jak dodatkowe krzesła albo należycie oświetlenie sali konferencyjnej.